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HOTSYS
Le logiciel de gestion pour votre hôtel
Relation clients et marketing
Pilotez vos opérations courantes à partir du planning : prise de réservation rapide, check-in et check-out express, recherche des affectations.
+ Réservation par segmentation de clientèle (individuelle, groupe, société, tour operateur...), réservation par type de séjour (nuitée, formule week-end, semaine...), gestion des arrhes.
Valorisez vos informations clients en ciblant vos actions marketing.
+ Fiches clients et prospects complètes, extractions ciblées du fichier clients sous Excel©, envoi d'e-mail et de SMS groupés ou individuels, chèques fidélité.
To "activate" displaying of an arrow, use its property "Visible"
Tarification et facturation
Transformez votre site web en centre de profits avec la réservation en ligne.
+ Intégration des réservations en temps réel sur le planning, synchronisation de la fiche client, paiement en ligne sécurisé par carte bancaire (acompte ou totalité de la réservation), facturation automatique et confirmation par e-mail.
+ Enregistrement du catalogue avec descriptif de vente en deux langues. Mise en ligne d'un stock intégral ou d'allotements. Réservation d'extras (lit bébé, parking...).
Gérez vos forfaits et vos périodes tarifaires en quelques clics.
+ Tarification dynamique et évolutive (nuitée, mid-week, semaine, mois, saison, événement...), préfacturation automatique (taxe de séjour), tarifs corporate (tarification par contrat société).
Restaurant, bar, boutique
Simplifiez la gestion de vos stocks et de vos approvisionnements.
+ Gestion des fournisseurs, des commandes, des livraisons, des inventaires (multi-sites), des fiches techniques.
Centralisez la gestion de vos centres de profits associés avec HOTSYS.
+ Terminal Point de Vente intégré, prise de commande à distance, impression des commandes (cuisine, bar...).
Disponible à tout moment dans votre logiciel HOTSYS, le module de gestion clients est un élément clé de la gestion de votre établissement. Il centralise et restitue automatiquement toutes les informations qui vous permettent de connaître, d'analyser et de développer votre clientèle.
Fichier client
Fichier prospect / client / débiteur / agence et société
Fiche de coordonnées complètes
Table multi contacts détaillée pour les sociétés
Importante zone de notes en saisie libre
Historique des CA / mois / an et par point de vente (tableaux, graphiques)
Historique détaillé des séjours par facture, par date
Historique agences et société avec relevé des commissions
Historique débiteurs avec relevé des factures et des règlements
Historique des produits consommés
Historique des courriers, mails et SMS envoyés
Fiche de saisie de réservations
Gestion des réservations « individuels »
Gestion des réservations « groupes » avec rooming-list automatique ou manuelle
Gestion des arrivées et départs décalés des membres de groupes
Recherche automatique des anciens clients lors de la saisie de réservation
Visualisation de l’historique du client lors de la saisie de réservation
Gestion de la segmentation de clientèle
Gestion des nationalités (INSEE)
Gestion des dates d’option, suivi des confirmations
Saisie et contrôle des n° de CB pour la VAD
Gestion des bons cadeaux
Gestion des types de séjours
Génération automatique des courriers, e-mails et/ou sms (confirmations, arrhes…),
en français et en langues étrangères…
Plannings de réservations
Planning interactif des chambres avec visualisation de 7, 15 ou 30 jours à l’écran
Planning par type et/ou par numéro de chambres avec pictogrammes
Planning des garages
Plannings des arrivées / départs, d’occupation, des no-show…
Planning gouvernante, gestion des recouches, des chambres à blanc et du linge
Calendrier perpétuel (futur et passé) avec indication week-ends et jours fériés
Gestion des évènements
Planning des effectifs (petits déjeuners, déjeuners, diners)…
Visualisation des réservations par code de couleur (options, confirmées …)
Gestion de l’over booking
Gestion des délogements inopinés par simple "cliquer/glisser"
Gestion des délogements programmés
Gestion d'une liste d’attente de réservations
Gestion des prix de séjours
Gestion des allotements avec rétrocessions automatiques
Gestion des annulations, des no-show
Gestion des refus
Facturation
Facturation restaurant, bar, vente à emporter sur écran tactile et/ou au clavier
Facturation sur PDA avec envoi des commandes en cuisine
Liaison avec les distributeurs de boissons (Addimat)
Gestion des clients "en compte" (facturation à la semaine, au mois…)
Gestion des caissiers sécurisée par mot de passe ou clé (Dallas, carte magnétique)
Partage de factures (par ligne, par quantité et par montant)
Notes sans détail, transferts de tables, regroupement de lignes
Gestion des offerts, des remises, ligne par ligne ou en global sur facture
Gestion des bons cadeaux
Editions multiformes des factures (format entièrement paramétrable)
Fonction de réédition de factures (recherche par date, pdv, nom du client…)
Gestion des encaissements avec possibilité de règlement fractionné
Fonction « rendu monnaie », gestion des titres restaurant …
Gestion des comptes débiteurs
Gestion des relances par courrier (en français et en langues étrangères)…
Gestion commerciale
Tri multicritères des données du fichier clients
Export de données au format .TXT, .DOC, .XLS
Réalisation de mailings (publipostage)
Réalisation d'e-mailings (export de la Database)
Réalisation de SMS-mailings (soirées à thème, évènements, promotions...)